Da li imate ogromnu Excel tabelu od koje ne možete da se odlučite?
Vreme je da organizujete svoju listu kontakata u Microsoft Access bazu podataka. Mnogo je lakše nego što možete zamisliti i sigurno ćete biti zadovoljni rezultatima. Ovaj vodič će vas provesti kroz cijeli proces korak po korak. Ako nemate vlastitu proračunsku tabelu i želite pratiti vodič, možete preuzeti primjer Excel datoteke koji se koristi za generiranje vodiča.
Kreirajte novu bazu podataka Access 2013
Osim ako nemate postojeću bazu podataka koju koristite za pohranjivanje kontakt informacija, vjerovatno ćete htjeti kreirati novu bazu podataka od nule. Da biste to uradili, izaberite ikona prazne radne baze podataka na ekranu Početak rada sa Microsoft Office Access-om. Biće vam prikazan gornji ekran. Dajte ime svojoj bazi podataka, odaberite dugme Create i bit ćete u poslu.
Započnite proces uvoza u Excel
Odaberite karticu External Data na vrhu ekrana za pristup i dvaput kliknite na Excel dugme da započnete proces uvoza u Excel.
Odaberite izvor i odredište
Dalje, biće vam prikazan ekran prikazan iznad. Odaberite dugme za pretraživanje i idite do datoteke koju želite da uvezete. Nakon što pronađete ispravnu datoteku, odaberite Otvori dugme.
U donjoj polovini ekrana, prikazane su vam opcije odredišta uvoza. U ovom vodiču, zainteresovani smo za pretvaranje postojeće Excel tabele u novu Access bazu podataka, tako da ćemo izabrati Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u trenutnoj bazi podataka Ostale opcije na ovom ekranu vam omogućavaju:
- Povežite svoju bazu podataka sa Excel listom tako da se promjene u izvornom listu odražavaju u bazi podataka.
- Uvezite podatke u postojeću tabelu baze podataka.
Kada odaberete ispravan fajl i opciju, odaberite OK za nastavak.
Odaberite naslove kolona
Provjerite da je okvir Prvi red sadrži naslove kolona odabran ako prvi red tabele ima nazive kolona za podatke, kao što su prezime, ime i adresa. Ovo će naložiti Accessu da tretira prvi red kao imena, a ne kao stvarne podatke koji će biti pohranjeni na listi kontakata.
Odaberite Sljedeće za nastavak.
Kreirajte bilo koje željene indekse
Indeksi baze podataka su interni mehanizam koji se može koristiti za povećanje brzine kojom Access može pronaći informacije u vašoj bazi podataka. U ovom koraku možete primijeniti indeks na jedan ili više stupaca baze podataka. Jednostavno odaberite Indeksirano padajući meni i odaberite odgovarajuću opciju.
Imajte na umu da indeksi stvaraju velike troškove za vašu bazu podataka i da će povećati količinu korištenog prostora na disku. Iz tog razloga, želite da svedete indeksirane kolone na minimum. U našoj bazi podataka najčešće ćemo tražiti prezime naših kontakata, pa napravimo indeks na ovom polju. Možda imamo prijatelje sa istim prezimenom, pa želimo da dozvolimo duplikate ovde. Uvjerite se da je kolona Prezime odabrana u donjem dijelu prozora, a zatim odaberite Yes (Duplicates OK) sa padajućeg menija Indeksirano.
Odaberite Sljedeće za nastavak.
Odaberite primarni ključ
Primarni ključ se koristi za jedinstvenu identifikaciju zapisa u bazi podataka. Najlakši način da to učinite je da dozvolite Accessu da generiše primarni ključ za vas. Odaberite opciju Dozvoli pristup dodavanju primarnog ključa i pritisnite Dalje za nastavak. Ako ste zainteresirani za odabir vlastitog primarnog ključa, možda biste željeli pročitati naš članak o ključevima baze podataka.
Imenujte svoj sto
Morate dati Accessu ime za referencu na vašu tabelu. Unesite ovo u odgovarajuće polje i odaberite dugme Završi.
Pogledajte svoje podatke
Vidjet ćete srednji ekran koji vas pita da li želite da sačuvate korake korištene za uvoz vaših podataka. Ako ne, samo naprijed i odaberite Zatvori.
Potom ćete biti vraćeni na glavni ekran baze podataka gdje možete pogledati svoje podatke jednostavnim dvostrukim klikom na naziv tabele u lijevom panelu.
Čestitamo, uspješno ste uvezli svoje podatke iz Excela u Access!
