Kada imate velike količine podataka, može biti ogromno ako nisu pravilno sortirani u vašoj radnoj svesci. Naučite različite metode za sortiranje podataka u Excel-u kako biste postali produktivniji i olakšali upravljanje vašim proračunskim tabelama.
Uputstva u ovom članku odnose se na Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Microsoft 365, Excel Online i Excel za Mac.
Odaberite podatke za sortiranje
Pre nego što se podaci mogu sortirati, Excel treba da zna tačan opseg koji treba sortirati. Excel će odabrati područja povezanih podataka sve dok podaci ispunjavaju ove uslove:
- Nema praznih redova ili kolona u oblasti povezanih podataka.
- Prazni redovi i kolone su između područja povezanih podataka.
Excel određuje da li oblast podataka ima nazive polja i isključuje red iz zapisa koji se sortiraju. Dozvoliti Excelu da odabere raspon koji će se sortirati može biti rizično, posebno sa velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Da biste bili sigurni da su odabrani tačni podaci, označite raspon prije početka sortiranja. Ako će se isti raspon sortirati više puta, najbolji pristup je da mu date Ime.
Ključ za sortiranje i redoslijed sortiranja u Excel-u
Sortiranje zahtijeva korištenje ključa za sortiranje i redoslijeda sortiranja. Ključ za sortiranje su podaci u koloni ili kolonama koje želite sortirati i identificiran je naslovom kolone ili imenom polja. Na slici ispod, mogući ključevi za sortiranje su ID učenika, ime, dob, program i mjesec početka.
Brzo sortiraj podatke
Da izvršite brzo sortiranje, izaberite jednu ćeliju u koloni koja sadrži ključ za sortiranje. Zatim odaberite kako želite da se podaci sortiraju. Evo kako:
- Odaberite ćeliju u koloni koja sadrži ključ za sortiranje.
- Odaberite Početnu.
- Odaberite Sort & Filter da otvorite padajući meni sa opcijama sortiranja.
- Odaberite kako želite sortirati podatke. Odaberite rastući ili silazni redoslijed.
Kada koristite Sort & Filter, opcije redoslijeda sortiranja u padajućoj listi se mijenjaju ovisno o vrsti podataka u odabranom rasponu. Za tekstualne podatke, opcije su Sortiraj od A do Z i Sortiraj od Z do A. Za numeričke podatke, opcije su Sortiraj od najmanjeg do najvećeg i Sortiraj od najvećeg do najmanjeg.
Sortiranje više kolona podataka u Excel-u
Pored izvođenja brzog sortiranja na osnovu jedne kolone podataka, Excelova funkcija prilagođenog sortiranja omogućava vam sortiranje po više kolona definisanjem više ključeva za sortiranje. Kod sortiranja sa više kolona, ključevi sortiranja se identifikuju odabirom naslova kolona u dijalogu Sortiranje.
Kao i kod brzog sortiranja, ključevi za sortiranje su definisani identifikacijom naslova kolona ili imena polja, u tabeli koja sadrži ključ za sortiranje.
Primjer sortiranja na više kolona
U primjeru ispod, podaci u rasponu od A2 do E12 sortirani su na dvije kolone podataka. Podaci se prvo sortiraju po imenu, a zatim po godinama.
Za sortiranje više kolona podataka:
- Označite opseg ćelija koje treba sortirati. U ovom primjeru, ćelije A2 do E12 su odabrane.
- Odaberite Početnu.
- Odaberite Sort & Filter da otvorite padajuću listu.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje da otvorite okvir za dijalog Sortiranje.
- Postavite kvačicu pored Moji podaci imaju zaglavlja.
- Pod naslovom kolone odaberite Sortiraj prema strelicu prema dolje i odaberite Naziv sa padajuće liste da prvo sortirate podatke po koloni Ime.
- Pod naslovom Sortiraj na, ostavite postavku kao Vrijednosti ćelije. Razvrstavanje se zasniva na stvarnim podacima u tabeli.
- Pod naslovom Narudžbe odaberite strelicu prema dolje i odaberite Z do A da sortirate podatke o nazivu u opadajućem redoslijedu.
- Odaberite Dodaj nivo da dodate drugu opciju sortiranja.
- Pod naslovom kolone izaberite Zatim strelicom nadole i odaberite Starost da sortirate zapise sa dupliranim imenima po koloni Dob.
- Pod naslovom Narudžbe odaberite Najveći do najmanji sa padajuće liste da sortirate podatke o dobi u opadajućem redoslijedu.
- Odaberite OK da zatvorite dijaloški okvir i sortirate podatke.
Kao rezultat definisanja drugog ključa za sortiranje, prikazanog u primjeru ispod, dva zapisa sa identičnim vrijednostima za polje Ime se sortiraju u opadajućem redoslijedu koristeći polje Starost. Ovo rezultira rekordom za učenika Wilson J., 21 godina, prije rekorda za Wilson P., 19 godina.
Prvi red: naslovi kolona ili podaci
Raspon podataka odabranih za sortiranje u gornjem primjeru uključivao je naslove kolona iznad prvog reda podataka. Ovaj red sadrži podatke koji se razlikuju od podataka u sljedećim redovima. Excel je utvrdio da prvi red sadrži naslove kolona i prilagodio dostupne opcije u dijaloškom okviru Sortiranje da ih uključi.
Excel koristi formatiranje da odredi da li red sadrži naslove kolona. U gornjem primjeru, naslovi stupaca su drugačiji font od podataka u ostatku redova.
Ako prvi red ne sadrži naslove, Excel koristi slovo kolone (kao što je kolona D ili kolona E) kao izbor u opciji Kolona dijaloga Sortiranje.
Excel koristi ovu razliku da odredi da li je prvi red red naslova. Ako Excel napravi grešku, dijaloški okvir Sortiranje sadrži potvrdni okvir Moji podaci imaju zaglavlja koji poništava ovaj automatski odabir.
Sortiraj podatke po datumu ili vremenu u Excel-u
Pored sortiranja tekstualnih podataka po abecednom redu ili brojeva od najvećeg do najmanjeg, Excelove opcije sortiranja uključuju sortiranje vrijednosti datuma. Dostupne narudžbe sortiranja dostupne za datume uključuju:
- Uzlazni redoslijed: od najstarijeg do najnovijeg.
- Silazni redoslijed: od najnovijeg prema najstarijem.
Brzo sortiranje u odnosu na dijaloški okvir za sortiranje
Datumi i vremena koji su formatirani kao brojčani podaci, kao što je datum posudbe u gornjem primjeru, koristite metodu brzog sortiranja za sortiranje na jednoj koloni. Za sortiranje koje uključuje više kolona datuma ili vremena, koristite okvir za dijalog Sortiranje na isti način kao i sortiranje više kolona brojčanih ili tekstualnih podataka.
Poređaj po datumu Primjer
Da izvršite brzo sortiranje po datumu u rastućem redoslijedu, od najstarijeg do najnovijeg:
- Označite opseg ćelija koje treba sortirati. Da biste slijedili gornji primjer, označite ćelije od G2 do K7.
- Odaberite Početnu.
- Odaberite Sort & Filter da otvorite padajuću listu.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje da otvorite okvir za dijalog Sortiranje.
- Pod naslovom kolone odaberite Sortiraj prema strelicu prema dolje i odaberite Pozajmljeno da prvo sortirate podatke prema datumu pozajmljivanja.
- Pod naslovom Sortiraj po, odaberite Vrijednosti ćelije. Razvrstavanje se zasniva na stvarnim podacima u tabeli.
- U zaglavlju Sortiraj, izaberite Od najstarijih do najnovijih sa padajuće liste.
- Odaberite OK u dijaloškom okviru da zatvorite dijaloški okvir i sortirate podatke.
Ako rezultati sortiranja po datumu ne ispadnu kako se očekivalo, podaci u koloni koja sadrži ključ za sortiranje mogu sadržavati datume ili vremena pohranjene kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo formatirani brojčani podaci).
Mješoviti podaci i brza sortiranja
Kada se koristi metoda brzog sortiranja, ako su zapisi koji sadrže tekst i podatke o brojevima pomiješani zajedno, Excel sortira brojeve i tekstualne podatke odvojeno tako što zapise sa tekstualnim podacima postavlja na dno sortirane liste.
Excel takođe može uključiti naslove kolona u rezultate sortiranja, tumačeći ih kao samo još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao nazive polja za tabelu podataka.
Upozorenje o mogućem sortiranju
Ako se koristi dijalog Sortiranje, čak i za sortiranja u jednoj koloni, Excel može prikazati poruku koja vas upozorava da je naišao na podatke pohranjene kao tekst i daje vam izbor:
- Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj.
- Razvrstaj brojeve i brojeve pohranjene kao tekst odvojeno.
Ako odaberete prvu opciju, Excel pokušava smjestiti tekstualne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja. Odaberite drugu opciju i Excel će zapise koji sadrže tekstualne podatke postaviti na dno rezultata sortiranja, baš kao što to čini s brzim sortiranjem.
Sortiraj podatke po danima u sedmici ili po mjesecima u Excel-u
Možete i sortirati podatke po danima u sedmici ili po mjesecima u godini koristeći istu ugrađenu prilagođenu listu koju Excel koristi za dodavanje dana ili mjeseci radnom listu pomoću ručke za popunjavanje. Ove liste dozvoljavaju sortiranje po danima ili mjesecima hronološki, a ne po abecednom redu.
Kao i kod drugih opcija sortiranja, sortiranje vrijednosti prema prilagođenoj listi može biti prikazano u rastućem (od nedjelje do subote ili od januara do decembra) ili opadajućem (od subote do nedjelje ili od decembra do januara).
Na gornjoj slici, slijedeći su koraci za sortiranje uzorka podataka u rasponu od A2 do E12 po mjesecima u godini:
- Označite raspon ćelija koje treba sortirati.
- Odaberite Početnu.
- Odaberite Sort & Filter da otvorite padajuću listu.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje da otvorite okvir za dijalog Sortiranje.
- Pod naslovom kolone izaberite Početak mjeseca sa padajuće liste da sortirate podatke po mjesecima u godini.
- Pod naslovom Sortiraj po, odaberite Vrijednosti ćelije. Razvrstavanje se zasniva na stvarnim podacima u tabeli.
- Pod naslovom Narudžbe odaberite strelicu nadolje pored zadane A do Z opcije da otvorite padajući meni.
- Odaberi Prilagođena lista da otvorite okvir za dijalog Prilagođene liste.
- U lijevom prozoru dijaloškog okvira odaberite januar, februar, mart, april.
- Odaberite OK da potvrdite izbor i vratite se u okvir za dijalog Sortiraj.
- Odabrana lista (januar, februar, mart, april) se prikazuje pod naslovom naloga.
- Odaberite OK da zatvorite dijaloški okvir i sortirate podatke po mjesecima u godini.
Podrazumevano, prilagođene liste se prikazuju samo u rastućem redosledu u okviru za dijalog Prilagođene liste. Za sortiranje podataka u opadajućem redoslijedu koristeći prilagođenu listu nakon odabira željene liste tako da se ona prikazuje pod naslovom Red u dijaloškom okviru Sortiranje:
- Izaberite strelicu nadole pored prikazane liste, kao što je januar, februar, mart, april da otvorite padajući meni.
- U meniju izaberite opciju prilagođene liste koja se prikazuje u opadajućem redosledu, kao što je decembar, novembar, oktobar, septembar.
- Kliknite OK da sortirate podatke u opadajućem redoslijedu koristeći prilagođenu listu.
Sortiraj po redovima da biste promijenili redoslijed kolona u Excel-u
Kao što je prikazano u prethodnim opcijama sortiranja, podaci se obično sortiraju pomoću naslova kolona ili imena polja. Rezultat je preuređenje cijelih redova ili zapisa podataka. Manje poznata, a samim tim i manje korištena opcija sortiranja u Excelu je sortiranje po redu, što ima učinak preuređivanja redoslijeda kolona slijeva nadesno na radnom listu.
Jedan od razloga za sortiranje po redu je podudaranje redoslijeda kolona između različitih tabela podataka. Sa kolonama u istom redoslijedu slijeva nadesno, lakše je upoređivati zapise ili kopirati i premještati podatke između tabela.
Prilagodite redoslijed kolone
Međutim, vrlo rijetko je postavljanje kolona u ispravnom redoslijedu jednostavan zadatak zbog ograničenja uzlaznih i silaznih opcija za sortiranje vrijednosti. Obično je potrebno koristiti prilagođeni redoslijed sortiranja, a Excel uključuje opcije za sortiranje po ćeliji ili boji fonta ili po ikonama uslovnog oblikovanja.
Najlakši način da Excelu kažete redosled kolona je da dodate red iznad ili ispod tabele sa podacima koji sadrži brojeve koji označavaju redosled kolona s leva na desno. Sortiranje po redovima tada postaje jednostavno sortiranje kolona od najmanjih do najvećih po redu koji sadrži brojeve.
Kada se sortiranje završi, dodani red brojeva se lako može izbrisati.
Poređaj po redovima Primjer
U uzorku podataka koji se koristi za ovu seriju na Excel opcijama sortiranja, kolona ID učenika je uvijek bila prva na lijevoj strani, praćena Ime, a zatim Dob.
U ovom slučaju, kao što je prikazano na gornjoj slici, kolonama su dodani brojevi kako bi se pripremio radni list da promijeni redoslijed kolona tako da kolona Program bude prva na lijevoj strani praćena Mjesecom Početak, Ime, Starost, i studentska knjižica.
Evo kako promijeniti redoslijed kolona:
- Umetnite prazan red iznad reda koji sadrži nazive polja.
- U ovom novom redu unesite sljedeće brojeve slijeva nadesno počevši od kolone A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Označite opseg koji treba sortirati. U ovom primjeru označite A2 do E13.
- Odaberite Početnu.
- Odaberite Sort & Filter da otvorite padajuću listu.
- Odaberite Prilagođeno sortiranje da otvorite okvir za dijalog Sortiranje.
- Izaberite Opcije za otvaranje dijaloga Opcije sortiranja.
- U odjeljku Orijentacija odaberite Sortiraj slijeva nadesno da sortirate redoslijed kolona slijeva nadesno na radnom listu.
- Odaberite OK da zatvorite dijalog sa opcijama sortiranja.
- Sa promjenom orijentacije, naslov kolone u dijaloškom okviru Sortiranje mijenja se u Red.
- Odaberite Sortiraj po strelici nadole i izaberite Red 2. Ovo je red koji sadrži prilagođene brojeve.
- Pod naslovom Sortiraj po, odaberite Vrijednosti ćelije.
- Pod naslovom Narudžbe odaberite Najmanji do najveći sa padajuće liste da biste sortirali brojeve u redu 2 uzlaznim redoslijedom.
- Odaberite OK da zatvorite dijaloški okvir i sortirate kolone slijeva nadesno po brojevima u redu 2.
- Red kolona počinje programom nakon čega slijedi početak mjeseca, ime, dob i studentski ID.
Koristite Excelove prilagođene opcije sortiranja da promijenite redoslijed kolona
Dok su prilagođena sortiranja dostupna u dijaloškom okviru Sortiranje u Excelu, ove opcije nisu jednostavne za korištenje kada je u pitanju preuređivanje kolona na radnom listu. Opcije za kreiranje prilagođenog reda sortiranja dostupne u dijaloškom okviru Sort su sortiranje podataka po boji ćelije, boji fonta i ikoni.
Osim ako svaka kolona već ima primijenjeno jedinstveno oblikovanje, kao što su različiti font ili boje ćelije, to oblikovanje treba dodati pojedinačnim ćelijama u istom redu da bi svaka kolona bila promijenjena.
Na primjer, da koristite boju fonta za promjenu redoslijeda kolona:
- Izaberite naziv svakog polja i promijenite boju fonta za svako. Na primjer, promijenite Program u crveno, Mjesec Početak u zeleno, Ime u plavo, Dob u narandžasto, a ID učenika u ljubičastu.
- U dijalogu Sortiranje odaberite Sortiraj po i odaberite Red 2.
- U zaglavlju Sortiraj odaberite Boja fonta.
- Pod naslovom Narudžbe, ručno postavite redoslijed boja imena polja kako bi odgovarao željenom redoslijedu kolona.
- Nakon sortiranja, resetirajte boju fonta za svako ime polja.
