Uprkos proliferaciji metoda internetske komunikacije, e-pošta je i dalje najpopularnija, sa skoro 300 milijardi e-poruka koje se šalju svakog dana u 2019. Bilo da ste potpuno novi u e-mailu ili ga koristite decenijama, uvjerite se da' slijedite pravila ponašanja e-pošte.
Pregledajte svoju poruku prije nego što pošaljete
Nakon što unesete adrese primaoca, kreirate odgovarajuću temu, napišete svoju poruku i priložite nekoliko pratećih dokumenata, vratite se i uvjerite se da ste sve uradili kako treba:
- Pregledajte poruku. Da li je nešto nejasno? Ima li gramatičkih grešaka ili grešaka u kucanju? Jeste li rekli sve što ste htjeli reći?
- Provjerite svoje izvore. Da li bi link na vanjski izvor razjasnio vaše značenje? Da li bi veza pomogla vašem primaocu da brzo pronađe web lokaciju?
- Pogledajte imena primalaca. Da li ste zaboravili važnu osobu koja treba da vidi poruku? Jeste li dodali nekoga ko ne bi trebao vidjeti poruku?
- Pogledajte svoju adresu. Ako imate više od jedne, obavezno pošaljite poruku od one koja je najprikladnija za svrhu poruke.
- Odredite prioritet poruke. Da li poruku treba označiti kao važnu?
- Dodajte prateće dokumente. Jeste li zaboravili priloge?
Nemoj uvijek odgovarati svima
Trebali biste znati kada i kada ne treba odgovoriti svima na grupne e-poruke. Ako svi u originalnoj e-poruci (onoj na koju odgovarate) treba da znaju šta imate da kažete, koristite Odgovori svima.
Na primjer, osoba A šalje e-poštu vama i osobi B da smisle ideje o tome kako proslaviti 10-godišnjicu vašeg šefa u kompaniji. Vaš odgovor je relevantan i za osobu A i za osobu B, pa koristite Odgovori svima da odgovorite objema.
Ako neko pošalje pozivnicu za zabavu putem e-pošte vama i 20 drugih prijatelja, vaš odgovor nije relevantan za druge primaoce pošte, pa koristite Odgovori da pošaljete odgovor samo originalnom pošiljaocu..
Napišite efektivne redove predmeta
Ključ za pisanje dobrog predmeta e-pošte je da budete sigurni da ukratko obuhvati suštinu vaše poruke. Evo nekoliko primjera:
- Sastanak prodaje promijenjen u 3:00
- Pozivnica za Halloween Party
- Revizije teksta na web stranici
- 20 najboljih video snimaka ove sedmice
- Detalji vašeg novog članstva
- Potvrda vašeg termina
- Zahtjev za volontere za prikupljanje sredstava
Da bi redovi predmeta bili efikasniji, uključite radnju koju želite da primaoci preduzmu, kao što je:
- Pozivnica za Halloween Party - Odgovori do 11. maja
- Revizije teksta na web stranici - potrebno je odobrenje do utorka
Donja linija
Kada prosljeđujete e-poruku od nekog drugog, objasnite novom primaocu zašto to radite i kako očekujete da će imati koristi od toga. Na primjer, recimo da vam klijent, Jay, pošalje pitanje, a vi ne znate odgovor. Proslijedite poruku svojoj koleginici, Sari, uz napomenu: "Sara, Jay želi znati proces prijave na naš portal sa svog mobilnog uređaja. Pogledajte ispod za detalje. Možete li pomoći?"
Objasnite zašto CC
Ako nekome pošaljete cc na e-poruku, objasnite primarnom primaocu da to radite i zašto. Na primjer, recimo da se Jenna želi pridružiti vašem klubu za knjige, a vi joj šaljete informacije o tome. Napisali biste cc vođi knjižnog kluba, Ann, i napisali Jenni: „Popisujem našu vođu, Ann, kako bi mogla vidjeti šta vam šaljem i popuniti sve što sam možda izostavio. Kada koristite ovaj proces, Ann također zna zašto prima kopiju poruke.
Donja linija
E-poruke se mogu izgubiti u pošti ili u filteru za neželjenu poštu. Iz ljubaznosti, posebno sa važnim porukama (kao što su one sa prilozima ili koje se odnose na rokove), napišite kratku napomenu kako biste pošiljaocu obavijestili da je njegov e-mail primljen. Na primjer, ako vam šef pošalje novi projekat na kojem ćete raditi, odgovorite sa: "Razumijem, sutra ću početi."
Umjereno koristite akronime
Ne znaju svi svaki akronim, stoga koristite što je moguće manje, i to samo kada ste sigurni da primalac zna šta oni znače. Postoji nekoliko akronima koji se obično koriste u poslovnoj e-pošti. Evo nekoliko:
- ASAP: Što je pre moguće
- BTW: Usput
- EOD: Kraj dana
- EOM: Kraj poruke (obično se koristi u naslovnoj liniji kako bi se naznačilo da ne postoji tijelo e-pošte za praćenje)
- EOW: Kraj sedmice
- FYI: Za vaše informacije
- IMO: Po mom mišljenju
- OOO: Van ureda
- Y/N: Da ili Ne
Donja linija
Budući da ne dobijate kontekst izraza lica i tona glasa u e-poruci, to nije dobar medij za izražavanje sarkazma ili humora, posebno sa primaocima koje ne poznajete dobro. Izrazite svoju poruku jednostavno i direktno, barem dok bolje ne upoznate primaoca. Ako si zaista ne možete pomoći, uključite emotikon sa smiješkom ili smijehom da pokažete da se šalite.
Odaberite odgovarajući završetak
Ponekad je teško znati kako završiti e-poruku. Evo nekoliko prijedloga, na osnovu situacije:
- Hvala ili Mnogo hvala: Ako tražite uslugu.
- Love ili Zagrljaji: Ako je primalac prijatelj ili član porodice.
- Živjeli ili Najbolji: Ako je primalac slučajni poznanik.
- S poštovanjem: Ako je vaša poruka formalna.
- Srdačan pozdrav ili Ljubazni pozdrav: Ako želite da zadržite formalni poslovni ton.
