Microsoft Teams ima niz alata za povećanje produktivnosti i poboljšanje komunikacije između zaposlenih uz tekstualni chat, glasovne i video pozive, funkciju dijeljenja datoteka, evidenciju smjena na mreži i zajedničke kalendare.
Microsoft Teams funkcionalnost zajedničkog kalendara omogućava članovima grupe da kreiraju sastanke direktno u aplikaciji Teams, specificiraju detalje i dodaju druge članove tako da ne samo da budu obaviješteni o događaju, već ga dodaju u svoje sinhronizirane Microsoft Teams kalendar također.
Ovaj članak se odnosi na aplikacije Microsoft Teams na Windows 10, iOS i Android uređajima pored web verzije.
Kako rade Microsoft Teams kalendari
Microsoft Teams je alat za saradnju dizajniran za organizacije ili grupe i stoga je strukturiran sa fokusom na grupu ili tim. Možda ćete se moći prijaviti u Microsoft Teams grupu sa svojom uobičajenom e-poštom, ali češće nego ne, dodjeljuje vam se e-pošta kompanije koju koristite za pristup timovima i drugim srodnim Microsoft 365 aplikacijama i uslugama.
Aplikacija Microsoft Teams ima jedan glavni kalendar koji je dodijeljen cijeloj vašoj grupi ili organizaciji. Članovi grupe mogu dodati sastanke ili događaje u ovaj kalendar koji se automatski pojavljuju u kalendaru za druge članove. Pojedinci se također mogu dodati u kalendarske događaje ili sastanke ako je potrebno da prisustvuju.
Tehnički, ugrađeni (ili zadani) kalendar se zove grupni kalendar, dok su eksterni kalendari koji se dijele unutar Microsoft Teams-a dijeljeni kalendari. Međutim, ovi pojmovi se često miješaju i razlika između njih je zamagljena.
Dobra je ideja da se kalendari u Microsoft timovima pozivaju na jedinstvene nazive, umjesto da koristite termine Shared ili Group kako biste izbjegli zabunu.
Kalendari se također mogu dijeliti unutar Microsoft Teams-a iz Outlooka ili drugih servisa za planiranje kao što je Google Kalendar.
Kako kreirati događaj u zajedničkom kalendaru za Microsoft Teams
Evo procesa za kreiranje događaja, koji se naziva sastanak u Microsoft timovima, koji se može dijeliti s drugim članovima grupe i automatski dodati u kalendar grupe.
Ovaj primjer koristi aplikaciju Windows 10 Microsoft Teams, ali ova uputstva i korišteni meniji su identični u svim ostalim verzijama.
- Otvorite aplikaciju Microsoft Teams.
-
Odaberite Kalendar.
Image -
Kliknite Novi sastanak.
Image -
Izaberite odgovarajuću vremensku zonu iz padajućeg menija na vrhu ekrana.
Image Ne morate brinuti o tome u kojoj se vremenskoj zoni nalaze članovi vašeg tima jer će se vrijeme vašeg sastanka automatski prilagoditi njima.
-
Upišite ime vašeg sastanka u Dodajte polje naslova.
Image -
U polje Dodaj obavezne učesnike upišite imena osoba koje želite da budete obavešteni o događaju. Kada počnete kucati, imena bi se trebala automatski pojaviti za vas da odaberete.
Image Ako želite podijeliti ovaj kalendarski događaj s ljudima koji nisu u vašoj Microsoft Teams grupi ili možda čak i ne koriste Microsoft Teams, to možete učiniti tako što ćete umjesto imena upisati njihovu punu adresu e-pošte.
Kliknite Opcionalno da dodate članove grupe koje želite znati o sastanku, ali ne morate prisustvovati.
Kada je sastanak kreiran, svim pozvanim stranama će biti poslana pozivnica na njihovu pridruženu e-mail adresu.
-
Sljedeće odredite vrijeme početka i završetka vašeg sastanka.
Image -
Kliknite Ne ponavlja se da otvorite meni i učinite sastanak redovnim događajem ako treba da se ponavlja. Na primjer, možda želite da imate isti sastanak svakog radnog dana, sedmično ili jednom mjesečno.
Image -
Kliknite Dodaj kanal ako je vaš sastanak specifičan za određenu kategoriju u okviru Microsoft Teams podešavanja vaše kompanije. Na primjer, možete ga htjeti postaviti unutar kanala menadžera tako da samo oni članovi tima koji koriste taj kanal znaju da se sastanak održava.
Image Možete ostaviti mnoga od ovih polja praznim ako želite.
-
Sljedeće je polje Dodaj lokaciju. Unatoč imenu, ovo zapravo nije za određivanje fizičke lokacije. Umjesto toga, ovo je za odabir povezanog sistema soba sa omogućenim Microsoft Teams-om ili konferencijskog telefona.
Ako vaša kompanija ne koristi takve uređaje, ne morate brinuti o popunjavanju ovog polja.
Image -
U velikom polju na dnu ekrana unesite detalje za polje sastanka, unesite opis vašeg sastanka, dnevni red sastanka ili poruku učesnicima.
Image -
Konačno, kliknite Pošalji. Ovo će dodati događaj u vaš Microsoft Teams kalendar i pozvati one koje ste dodali. Jednom kada odgovore, događaj će automatski biti dodan i u njihove kalendare.
Image Ako niste nikoga dodali na događaj, umjesto toga će vam se prikazati dugme Sačuvaj. Ovo će jednostavno sačuvati događaj u vaš lični Microsoft Teams kalendar.
Šta radi pomoćnik za planiranje Microsoft Teams?
Opcija pomoćnika za planiranje koja se prikazuje prilikom kreiranja sastanka u Microsoft timovima na računaru je alternativni način kreiranja ili uređivanja događaja. Koristi više vizuelno korisničko sučelje koje prikazuje opcije dolje na lijevoj strani ekrana i omogućava vam da odaberete vremenski period pomoću miša koji automatski vrši promjene u rasporedu.
Prava prednost pomoćnika za planiranje je kako prikazuje sve rasporede članova grupe. Ovo olakšava uvid u koje vrijeme i dane su svi dostupni i uklanja muku da pitate članove grupe koje vrijeme im najbolje odgovara.
Rasporedi će se pojaviti u okviru Pomoćnika za zakazivanje samo ako ih je administrator ili drugi korisnici uneli u Microsoft Teams. Ako vaša organizacija ne koristi Microsoft Teams za upravljanje rasporedima, ova funkcija neće biti korisna.
Asistent za planiranje Microsoft Teams-a je potpuno opcioni alat, iako ga neki možda preferiraju u odnosu na zadanu opciju kreiranja sastanka.
Kako prihvatiti pozivnicu za Microsoft Teams kalendar
Kada budete dodani na sastanak u Microsoft Teams kalendaru, trebali biste skoro odmah primiti pozivnicu putem e-pošte.
Kada primite ovu e-poštu, kliknite na vezu Pridružite se sastanku Microsoft timova da prihvatite poziv. Otvara se aplikacija Microsoft Teams i dodaje vas na događaj. Ako nemate instaliran Microsoft Teams, od vas će biti zatraženo da ga instalirate.
Ako niste primili pozivnicu, provjerite kod kreatora događaja da li je koristio ispravnu adresu e-pošte. Možda ćete htjeti provjeriti svoju spam ili neželjenu poštu.
Neke usluge e-pošte mogu od vas zatražiti da dodate ove Microsoft Teams događaje u njihov vlastiti kalendarski sistem. To možete učiniti ako želite, ali ćete i dalje morati kliknuti na tekstualni link u e-poruci da prihvatite pozivnicu.
Kako koristiti Outlook Teams Kreiranje i dijeljenje događaja
Microsoft Teams zahteva Microsoft nalog za korišćenje. Obično će vam vaša kompanija ili organizacija pružiti novi Microsoft nalog koji se može koristiti za pristup Microsoft timovima i raznim drugim Microsoft Office uslugama.
E-pošta povezana sa ovim Microsoft nalogom može se koristiti za prijavu na Outlook, a budući da se ovaj nalog koristi i za pristup timovima, sastanci kalendara se mogu kreirati u Outlook-u i automatski sinhronizovati sa Microsoft Teams-om.
Da bi ovo funkcionisalo, morate da koristite isti Microsoft nalog za Outlook i Microsoft Teams. Na primjer, ne možete koristiti svoj lični Outlook nalog e-pošte da kreirate događaj za radni Microsoft Teams kalendar.
Ovo se može učiniti i sa Outlook aplikacijama i putem web iskustva, a cijeli proces je skoro identičan onome kako biste napravili sastanak unutar Microsoft Teams-a kao što je prikazano iznad.
Da biste pristupili kalendaru u programu Outlook, jednostavno kliknite na ikonu Kalendar na dnu lijevog menija. Kada je kalendar otvoren, kliknite na dan da započnete proces kreiranja događaja.
Ako želite da se događaj napravljen u Outlooku registruje u timovima, morate aktivirati prekidač pored Sastanak timova, koji se može naći pored Potražite sobu ili lokaciju tekst. Ako to ne učinite, funkcija zajedničkog kalendara Microsoft Teams se neće aktivirati i događaj će jednostavno biti osnovni događaj u rasporedu vašeg Outlook kalendara.
Kako podijeliti drugi kalendar u Microsoft Teams
Dok Microsoft Teams ima vlastitu ugrađenu funkciju kalendara, također je moguće uvesti dodatne kalendare iz Outlooka, Googlea ili bilo kojeg drugog servisa za zakazivanje koji pruža web adresu za dijeljenje za svoje kalendare.
Ovo može biti korisno ako vaš tim koristi drugu aplikaciju ili uslugu za upravljanje događajima izvan Microsoft Office ekosistema.
Ovaj primjer koristi Google Kalendar, ali je proces identičan za druge takve usluge.
- Otvorite Google Kalendar u web pretraživaču kao i obično.
-
Pređite kursorom miša preko naziva kalendara tako da se tri tačke pojave desno od njegovog imena. Kliknite na tri tačke da otvorite meni.
Image -
Kliknite Postavke.
Image -
Kliknite na web adresu pod Javni URL ovog kalendara i pritisnite Ctrl + Vda ga kopirate u međuspremnik.
Image -
Otvorite Microsoft Teams i idite u grupu ili chat u koji želite da dodate kalendar.
Image -
Kliknite na simbol + na vrhu ekrana.
Image -
Kliknite Website.
Image -
Zalijepite adresu svog kalendara u polje URL.
Image Možete dodati i prilagođeno ime za njega tako što ćete ukucati u polje Naziv kartice i odabrati želite li upozoriti grupu o dodavanju kalendara tako što ćete označiti kvadratić pored Objavite na kanalu o ovoj kartici.
-
Kliknite Sačuvaj.
Image Vaš kalendar će se sada dijeliti unutar Microsoft Teams-a i svi će ga moći vidjeti unutar ove nove prilagođene kartice.
Kako urediti sastanak Microsoft Teams
Da biste uredili Microsoft Teams sastanak koji ste kreirali ili kojem imate pristup, sve što treba da uradite je da kliknete na njega u svom kalendaru u aplikaciji Microsoft Teams i izvršite promene u odgovarajućim poljima.
Možete dodati ili ukloniti učesnike, promijeniti vrijeme ili lokaciju, kao i urediti naziv i opis događaja. Samo obavezno kliknite Pošalji ažuriranje kada završite da sačuvate promjene.
Ako se promjene ne prikazuju vama ili članovima vašeg tima, pokušajte potpuno zatvoriti aplikaciju i zatim je ponovo otvoriti.
Također možete uređivati Teams događaje u Outlook-u tako što ćete otvoriti događaj u kalendaru, a zatim kliknuti na Edit.
