Tačnim unošenjem podataka u tabelu prvi put izbegavate probleme kasnije i olakšavate korišćenje mnogih Excelovih alata i funkcija kao što su formule i grafikoni. Ovaj vodič pokriva osnovne i ne treba unositi podatke u programe za proračunske tablice kao što su Excel, Google Sheets i Open Office Calc.
Uputstva u ovom članku odnose se na Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel za Mac, Excel za Microsoft 365 i Excel Online.
Pregled unosa podataka u Excel
Excel radni listovi su moćni alati za analizu koji pohranjuju velike količine podataka. Uvjerite se da su vaši podaci prikazani i analizirani ispravno koristeći Excel najbolje prakse za unos podataka.
Ovo su glavne stvari koje treba i ne treba imati na umu kada koristite Excel:
- Uradite isplanirajte svoju tabelu.
- Nemojte ostavljati prazne redove ili kolone kada unosite povezane podatke.
- Radite često čuvajte i čuvajte na dva mjesta.
- Nemojte koristiti brojeve kao naslove kolona i ne uključivati jedinice sa podacima.
- Uradite koristite reference ćelija i imenovane raspone u formulama.
- Nemojte ostavljajte ćelije koje sadrže formule otključane.
- Uradite sortirajte svoje podatke.
Planirajte svoju tabelu
Kada unosite podatke u Excel, dobra je ideja planirati prije nego počnete kucati. Odlučite kako će se radni list koristiti, koje podatke će sadržavati i šta će se raditi s tim podacima. Ove odluke značajno utiču na konačni izgled radnog lista.
Planiranje prije kucanja štedi vrijeme kasnije ako tabelu treba reorganizirati kako bi bila efikasnija.
Evo nekoliko tačaka koje treba uzeti u obzir prilikom planiranja vaših Excel radnih knjiga:
- Koja je svrha tabele?
- Koliko podataka će tabela sadržavati?
- Jesu li potrebne karte?
- Da li će tabela biti odštampana?
Donja linija
Svrha proračunske tablice određuje lokaciju podataka, jer najkritičnije informacije moraju biti vidljive i lako dostupne. Ako vaši podaci zahtijevaju izračune, proračuni određuju koje su formule i funkcije potrebne i gdje treba unijeti formule.
Koliko podataka će tabela sadržavati?
Količina podataka koju će tabela u početku sadržavati i koliko će joj kasnije biti dodato određuje broj radnih listova koji će vam trebati za radnu svesku.
Evo nekoliko savjeta:
- Ne širite svoje podatke previše. Kada se podaci nalaze u nekoliko radnih listova, određene informacije može biti teško pronaći. Takođe, proračuni koji obuhvataju više radnih listova ili radnih knjiga utiču na performanse Excel-a.
- Za velike radne listove, prikažite značajne ukupne iznose kolona iznad naslova kolona, a ne na dnu radnog lista da biste brzo pronašli sažetak informacija.
Jesu li potrebne karte?
Ako će se svi ili dio podataka koristiti u grafikonu ili grafikonima, to bi moglo uticati na izgled informacija.
Slijedite ove najbolje prakse kada koristite grafikone:
- U zavisnosti od tipa grafikona, podaci će možda morati da budu grupisani drugačije. Na primjer, kreirajte područje sažetka za tortne grafikone.
- Za velike tabele, premjestite grafikone na zasebne stranice tako da radni listovi ne budu pretrpani podacima i slikama.
Hoće li tabela biti odštampana?
Kako ćete organizirati podatke ovisi o tome kako će podaci biti odštampani. Hoće li svi podaci biti odštampani ili samo neki od podataka? Hoće li podaci biti odštampani u portretnom ili pejzažnom rasporedu?
Kada štampate radne listove, imajte na umu ove savjete:
- Ako se radni list štampa pomoću portretnog prikaza na papiru veličine slova (8,5" x 11"), stavite većinu podataka u redove ispod nekoliko kolona. Na ovaj način, naslovi su vidljivi na jednom listu.
- Ako je radni list odštampan na više listova, odštampajte naslove kolona na vrhu svake stranice. Naslovi kolona pružaju pregled podataka i čine podatke pristupačnijim i lakšim za čitanje.
- Ako je odštampano nekoliko kolona podataka, koristite pejzažni raspored da sve naslove zadržite na jednoj stranici. Opet, ako je potrebno više listova, odštampajte naslove kolona na vrhu svake stranice.
- Ako radni list sadrži grafikone, premjestite grafikone na poseban list prije štampanja radne knjige.
Ne ostavljajte prazne redove ili kolone prilikom unosa povezanih podataka
Prazni redovi ili kolone u tabelama podataka ili povezanim rasponima podataka otežavaju pravilno korištenje nekoliko Excelovih funkcija kao što su grafikoni, zaokretne tabele i određene funkcije.
Čak i prazne ćelije u redu ili koloni koje sadrže podatke mogu uzrokovati probleme kao što je prikazano na slici ispod.
Odsustvo praznih mjesta pomaže Excelu da otkrije i odabere povezane podatke kada koristi niz funkcija kao što su sortiranje, filtriranje ili automatski zbroj.
Kada želite razdvojiti podatke kako biste ih lakše čitali, koristite ivice ili formatirajte naslove i oznake. Koristite vizuelne znakove kao što su podebljani tekst, linije i boja ćelije da odvojite i istaknete podatke.
Slijedite ove savjete kada radite s podacima u redovima i stupcima:
- Postavite opisni naslov na vrh prve kolone tabele sa podacima ispod.
- Ako postoji više od jedne serije podataka, navedite ih jednu za drugom u kolonama (slijeva nadesno) s naslovom za svaku seriju podataka na vrhu.
Donja linija
Iako je držanje povezanih podataka zajedno od suštinskog značaja, takođe je korisno odvojiti nepovezane opsege podataka. Ostavite prazne kolone ili redove između različitih raspona podataka ili drugih podataka na radnom listu tako da Excel odabere ispravne povezane raspone ili tabele podataka.
Često štedite
Važnost čestog čuvanja vašeg rada ne može se precijeniti niti prečesto navesti. Ako koristite tabelu zasnovanu na webu kao što je Google Sheets ili Excel Online, spremanje nije problem. Ovi programi nemaju opciju spremanja. Umjesto toga, proračunske tabele se automatski spremaju na vaš račun u oblaku pomoću funkcije automatskog spremanja.
Za desktop programe za proračunske tablice, sačuvajte svoj rad nakon dvije ili tri promjene. Na primjer, sačuvajte nakon što dodate podatke, formatirate naslove stupaca ili unesete formulu. U najmanju ruku, čuvajte svoj rad svake dvije ili tri minute.
Iako se stabilnost računara i kompjuterskog softvera drastično poboljšala tokom vremena, softver se i dalje ruši, dešavaju se nestanci struje, a drugi ljudi se ponekad spotaknu o vaš kabl za napajanje i izvuku ga iz zidne utičnice. A kada se dogode nesreće, gubitak podataka povećava vaše radno opterećenje dok rekonstruišete ono što ste već uradili.
Excel ima funkciju automatskog čuvanja, koja obično radi vrlo dobro, ali se ne biste trebali u potpunosti oslanjati na nju. Steknite naviku da osigurate svoje podatke čestim spremanjima.
Prečica do štednje
Ne morate pomicati miša na traku i kliknuti na ikone da biste sačuvali svoj rad. Umjesto toga, steknite naviku spremanja koristeći kombinaciju prečaca na tastaturi. Kada želite da sačuvate svoj radni list, pritisnite Ctrl+ S.
Uštedite na dva mjesta
Takođe je važno sačuvati svoje podatke na dvije različite lokacije. Druga lokacija je rezervna. Najbolja rezervna kopija je ona koja se nalazi na drugoj fizičkoj lokaciji od originalne.
Kada spremate rezervnu kopiju svojih radnih knjiga, razmislite o spremanju datoteka na svoj račun u oblaku. Kada su radne sveske uskladištene na vašem računaru iu oblaku, nećete imati samo rezervnu kopiju u oblaku, već je oblak dizajniran sa suvišnim rezervnim kopijama što znači da se vaši podaci pohranjuju na više servera.
Rezervne kopije u oblaku
Opet, pravljenje sigurnosne kopije ne mora biti dugotrajan zadatak.
Ako sigurnost nije problem, na primjer ako je radni list lista vaših DVD-ova, vjerovatno je dovoljno da sebi pošaljete kopiju e-poštom. Ako je sigurnost problem, pohrana u oblaku je opcija.
U slučaju online tabela, vlasnici programa sigurnosno kopiraju svoje servere, a to uključuje sve korisničke podatke. Ali da biste bili sigurni, preuzmite kopiju datoteke na svoj računar.
Nemojte koristiti brojeve kao naslove kolona i nemojte uključivati jedinice u podatke
Koristite naslove na vrhu kolona i na početku redova da identifikujete svoje podatke, naslovi čine operacije kao što je sortiranje jednostavnijim. Ali nemojte koristiti brojeve kao što su 2012, 2013 i tako dalje, kao naslove.
Kao što je prikazano na gornjoj slici, naslovi kolona i redova koji su brojevi mogu nehotice biti uključeni u proračune. Ako vaše formule sadrže funkcije koje automatski biraju raspon podataka za argument funkcije, kao što je AutoSum, brojevi u naslovima kolona će uzrokovati problem.
Uobičajeno, takve funkcije, koje također uključuju AutoMax i AutoAverage, prvo će tražiti stupce brojeva, a zatim gledati na lijevo za red brojeva. Svi naslovi koji su brojevi bit će uključeni u odabrani raspon.
Brojevi koji se koriste kao naslovi redova mogu se pogrešno shvatiti kao druge serije podataka ako su odabrani kao dio raspona za grafikon, a ne kao oznake osa.
Formatirajte brojeve u ćelijama naslova kao tekst ili kreirajte tekstualne oznake tako što ćete svakom broju prethoditi apostrofom (') kao što su '2012 i '2013. Apostrof se ne prikazuje u ćeliji, ali mijenja broj u tekstualne podatke.
Zadrži jedinice u naslovima
Ne unosite valutu, temperaturu, udaljenost ili druge jedinice u svaku ćeliju sa podacima o brojevima. Ako to učinite, postoji šansa da će Excel ili Google tabele vidjeti sve vaše podatke kao tekst.
Umjesto toga, postavite jedinice u naslove na vrhu kolone kako biste bili sigurni da su ti naslovi u tekstualnom formatu i da neće stvarati problem.
Tekst lijevo, brojevi desno
Brzi način da saznate da li imate tekstualne ili brojčane podatke je da provjerite poravnanje podataka u ćeliji. Prema zadanim postavkama, tekstualni podaci su poravnati lijevo u Excelu i Google Sheets, a podaci o brojevima su poravnati desno u ćeliji.
Iako se ovo zadano poravnanje može promijeniti, formatiranje treba primijeniti nakon što se unesu svi podaci i formule. Zadano poravnanje vam daje naznaku da li su podaci ispravno formatirani na radnom listu.
Procenti i simboli valute
Najbolja praksa za unos podataka u radni list je da unesete običan broj, a zatim formatirate ćeliju da prikaže broj ispravno, na primjer kao procenat ili kao valutu.
Excel i Google Sheets prepoznaju simbole procenta koji se upisuju u ćeliju zajedno sa brojem. Ove aplikacije također prihvaćaju uobičajene simbole valute, kao što je znak dolara ($) ili simbol britanske funte (£) ako ih upišete u ćeliju zajedno s podacima o brojevima, ali i druge simbole valute, kao što je južnoafrički rand (R), tumači se kao tekst.
Da biste izbjegli potencijalne probleme, unesite iznos i zatim formatirajte ćeliju za valutu umjesto da kucate simbol valute.
Koristite reference ćelija i imenovane raspone u formulama
I reference ćelija i imenovani rasponi mogu se i trebaju se koristiti u formulama kako bi formule i cijeli radni list bili bez grešaka i ažurni.
Reference ćelije su kombinacija slova kolone i broja reda ćelije, kao što su A1, B23 i W987. Reference ćelije identifikuju lokaciju podataka na radnom listu.
Imenovani opseg ili definisano ime je slično referenci ćelije po tome što se koristi za identifikaciju ćelije ili opsega ćelija na radnom listu.
Referentni podaci u formulama
Formule se koriste u Excel-u za izvođenje proračuna kao što su sabiranje ili oduzimanje.
Ako su stvarni brojevi u formulama kao što su:
=5 + 3
Svaki put kada se podaci promijene, morate urediti formulu. Dakle, ako su novi brojevi 7 i 6, formula postaje:
=7 + 6
Alternativno, ako unesete podatke u ćelije na radnom listu, tada koristite reference ćelija ili imena raspona u formuli umjesto brojeva.
Ako unesete broj 5 u ćeliju A1 i 3 u ćeliju A2, formula će biti:
=A1 + A2
Da biste ažurirali podatke, promijenit ćete sadržaj ćelija A1 i A2, ali zadržati formulu kakva jeste. Excel automatski ažurira rezultate formule.
Ova metoda je korisna kada radni list sadrži komplikovane formule i kada više formula upućuje na iste podatke. Tada ćete samo promijeniti podatke na jednoj lokaciji, što zauzvrat ažurira formule koje ih upućuju.
Referencije na ćelije i imenovani rasponi također čine radne listove sigurnijim štiteći formule od slučajnih promjena, a ostavljajući ćelije podataka koje se mijenjaju dostupnima.
Donja linija
Još jedna karakteristika Excel-a i Google Sheets-a je da se reference ćelija ili imena opsega mogu unijeti u formule pomoću pokazivanja, što uključuje klikanje na ćeliju za unos reference u formulu. Postavljanje pokazivača smanjuje mogućnost grešaka uzrokovanih upisivanjem pogrešne reference ćelije ili pogrešno napisanim imenom raspona.
Koristite imenovane opsege za odabir podataka
Davanje imena oblasti povezanih podataka olakšava odabir podataka koji će biti sortirani ili filtrirani.
Ako se promijeni veličina područja podataka, uredite imenovani raspon pomoću upravitelja imena.
Ne ostavljajte ćelije koje sadrže formule otključane
Nakon što su potrošili toliko vremena da isprave svoje formule i koriste odgovarajuće reference ćelije, mnogi ljudi čine grešku ostavljajući te formule ranjivim na slučajne ili nenamjerne promjene.
Zaključajte ćelije koje sadrže vaše formule ako koristite reference ćelija ili imenovane opsege. Ako je potrebno, zaštitite ćelije lozinkom kako biste ih zaštitili.
U isto vrijeme ostavite ćelije koje sadrže podatke otključane kako bi korisnici mogli unositi promjene i održavati tabelu ažurnom.
Zaštita radnog lista ili radne sveske je proces u dva koraka:
- Provjerite jesu li ispravne ćelije zaključane.
- Zaštitite radni list dodavanjem lozinke.
Sortiraj svoje podatke
Sortiraj svoje podatke nakon što ih uneseš. Rad sa malim količinama nesortiranih podataka u Excel-u ili Google tablicama obično nije problem, ali kako tabela postaje sve veća, postaje teško efikasno raditi s njom.
Sortirane podatke je lakše razumjeti i analizirati. Neke funkcije i alati, kao što su VLOOKUP i SUBTOTAL, zahtijevaju sortirane podatke da bi dali tačne rezultate.
Također, sortirajte svoje podatke na različite načine da uočite trendove koji u početku nisu očigledni.
Odaberite podatke za sortiranje
Excel mora znati tačan raspon koji trebate sortirati i identificira područja povezanih podataka ako postoje:
- Nema praznih redova ili kolona unutar oblasti povezanih podataka.
- Prazni redovi i kolone između područja povezanih podataka.
Excel također određuje da li područje podataka ima nazive polja i isključuje taj red iz sortiranja.
Međutim, dopuštanje Excelu da odabere opseg za sortiranje može biti rizično, posebno sa velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Koristite imena za odabir podataka
Da biste bili sigurni da su odabrani tačni podaci, označite raspon prije početka sortiranja. Ako planirate da više puta sortirate isti opseg podataka, najbolji pristup je da mu date ime.
Kada sortirate imenovani opseg podataka, otkucajte ime u polje za ime ili ga odaberite sa pridružene padajuće liste. Excel automatski ističe ispravan opseg podataka na radnom listu.
Sortiranje skrivenih redova i kolona
Excel ne uključuje skrivene redove i kolone podataka prilikom sortiranja, tako da ovi redovi i kolone moraju biti neskriveni prije sortiranja. Na primjer, ako je red 7 skriven unutar raspona podataka koji će biti sortirani, ostat će kao red 7 i neće biti premješten na svoju ispravnu lokaciju u sortiranim podacima.
Isto važi i za stupce podataka. Sortiranje po redovima uključuje preuređenje kolona podataka, ali ako je kolona B skrivena prije sortiranja, ostat će kao stupac B nakon sortiranja.
Spremite brojeve kao brojeve
Provjerite da li su svi brojevi formatirani kao brojevi. Ako rezultati nisu ono što ste očekivali, kolona može sadržavati brojeve pohranjene kao tekst, a ne kao brojevi. Na primjer, negativni brojevi uvezeni iz nekih računovodstvenih sistema ili broj unet sa vodećim apostrofom (') pohranjuju se kao tekst.
Kada se podaci brzo sortiraju pomoću tipke A-Z ili Z-A, stvari mogu poći naopako. Ako u podacima postoji prazan red ili prazne kolone, neki podaci će se sortirati, a neki ne. Najlakši način da osigurate da ste odabrali ispravan raspon podataka prije sortiranja je da im date ime.
Ako je odabrana jedna ćelija, Excel proširuje odabir na raspon (slično kao da pritisnete Ctrl+ Shift+ 8 ) ograničeno jednim ili više praznih kolona i redova. Zatim ispituje prvi red u odabranom rasponu kako bi utvrdio sadrži li informacije zaglavlja ili ne.
Zaglavlja kolona moraju ispunjavati stroge smjernice prije nego što ih Excel prepozna kao zaglavlje. Na primjer, ako u redu zaglavlja postoje prazne ćelije, Excel bi mogao pomisliti da to nije zaglavlje. Isto tako, ako je red zaglavlja formatiran na isti način kao i ostali redovi u rasponu podataka, Excel možda neće prepoznati zaglavlje. Dodatno, ako se tabela podataka sastoji od teksta, a red zaglavlja ne sadrži ništa osim teksta, Excel neće prepoznati red zaglavlja; red zaglavlja izgleda isto kao drugi red podataka u Excelu.
Excel sortira tek nakon što je opseg odabran i Excel utvrđuje postoji li red zaglavlja. Rezultati sortiranja zavise od toga da li je Excel ispravno odredio i izbor raspona i određivanje reda zaglavlja. Na primjer, ako Excel ne misli da postoji red zaglavlja, tada se zaglavlje sortira u tijelo podataka.
Da biste bili sigurni da je vaš raspon podataka ispravno prepoznat, koristite Ctrl+ Shift+ 8prečica da vidite šta Excel odabire. Ako ne odgovara vašim očekivanjima, tada ili izmijenite karakter podataka u vašoj tabeli ili odaberite raspon podataka prije korištenja dijaloškog okvira Sort.
Da biste bili sigurni da su naslovi ispravno prepoznati, koristite Ctrl+ Shift+ 8 prečicu za odabir raspona podataka, a zatim pogledajte prvi red. Ako zaglavlje ima prazne ćelije među onima odabranim u prvom redu, prvi red je formatiran baš kao i drugi red ili ste odabrali više od jednog reda zaglavlja, onda Excel pretpostavlja da nema reda zaglavlja. Da biste ovo ispravili, napravite promjene u retku zaglavlja kako biste bili sigurni da ih Excel prepoznaje.
Ako vaša tabela podataka koristi zaglavlja u više redova, Excel će možda imati poteškoća da ih prepozna. Problem se pogoršava kada očekujete da Excel uključi prazne redove u to zaglavlje; jednostavno ne može to učiniti automatski. Međutim, možete odabrati redove koji će se sortirati prije nego što izvršite sortiranje. Drugim riječima, budite konkretni u onome što želite da Excel sortira; ne dozvolite da Excel pravi pretpostavke umjesto vas.
Spremi datume i vremena kao tekst
Ako rezultati sortiranja po datumu ne ispadnu kako je očekivano, podaci u koloni koja sadrži ključ za sortiranje mogu sadržavati datume ili vremena pohranjene kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su formatirani brojčani podaci).
Na gornjoj slici rekord za A. Petersona završio je na dnu liste, kada bi na osnovu datuma zaduživanja 5. novembra 2014. trebao biti iznad onog za A. Wilson-a, koji takođe ima datum posudbe 5. novembar. Razlog za neočekivane rezultate je taj što je datum posudbe za A. Petersona pohranjen kao tekst, a ne kao broj.
Mješoviti podaci i brza sortiranja
Kada se koristi metoda brzog sortiranja sa zapisima koji sadrže tekst i podatke o brojevima, Excel odvojeno sortira brojeve i tekstualne podatke, stavljajući zapise sa tekstualnim podacima na dno sortirane liste.
Excel takođe može uključiti naslove kolona u rezultate sortiranja, tumačeći ih kao samo još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao nazive polja za tabelu podataka.
Sortiraj upozorenja
Kada koristite okvir za dijalog Sortiranje, čak i za sortiranja u jednoj koloni, Excel može prikazati upozorenje da je naišao na podatke pohranjene kao tekst i daje ove opcije:
- Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj.
- Razvrstaj brojeve i brojeve pohranjene kao tekst odvojeno.
Prva opcija postavlja tekstualne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja. Druga opcija postavlja zapise koji sadrže tekstualne podatke na dnu rezultata sortiranja, baš kao što je to slučaj sa brzim sortiranjem.
