Šta treba znati
- Prvo, organizirajte podatke u jedan Excel list.
- Sljedeće, u Wordu, odaberite Mailings > Započni spajanje pošte > odaberite tip. Poštanske poruke > Odaberite primaoce > Koristite postojeću listu > Otvorite list.
- Konačno, spojite polja u Word-u tako što ćete otići na Mailings > Insert Merge Field. Odaberite polje i pritisnite Insert.
Ovaj članak objašnjava kako koristiti funkciju spajanja pošte u Microsoft Word-u i Excel-u za kombinovanje teksta iz Word dokumenta sa dokumentom izvora podataka, kao što je tabela. Uputstva u ovom članku odnose se na Word za Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Pripremite podatke za spajanje pošte
Word funkcija spajanja pošte radi neprimetno sa podacima iz Excel-a. Iako možete kreirati izvor podataka u Wordu, opcije za korištenje ovih podataka su ograničene. Ako imate podatke sa mailing liste u tabeli, nije potrebno ponovo upisivati informacije u Wordov izvor podataka.
Možete koristiti bilo koji Excel radni list u Word funkciji spajanja pošte bez posebne pripreme. Međutim, da biste izbjegli greške u procesu spajanja pošte, dobra je ideja organizirati podatke u proračunskoj tabeli.
Uvjerite se da su sve promjene koje ćete napraviti u tabeli završene prije nego što započnete spajanje pošte. Jednom kada spajanje započne, bilo kakve promjene mogu uzrokovati greške pri spajanju pošte.
Organizirajte tabelarne podatke
Organizirajte podatke svoje Excel mailing liste u redove i kolone. Zamislite svaki red kao jedan zapis i svaku kolonu kao polje koje ćete umetnuti u svoj dokument.
- Stavite sve podatke na jedan list: Podaci mailing liste koje namjeravate koristiti za spajanje pošte moraju biti na jednom listu. Ako je raspoređen na više listova, kombinirajte listove ili izvršite višestruko spajanje pošte. Također, uvjerite se da su listovi jasno imenovani, jer morate odabrati onaj koji namjeravate koristiti, a da ga ne možete vidjeti.
- Kreirajte red zaglavlja: Kreirajte red zaglavlja za list koji namjeravate koristiti za spajanje pošte. Red zaglavlja je red koji sadrži oznake koje identifikuju podatke u ćelijama ispod njega. Da bi Excel olakšao razlikovanje podataka i oznaka, koristite podebljani tekst, ivice ćelija i sjenčanje ćelija koje su jedinstvene za red zaglavlja. Također, provjerite da li se zaglavlja koja odaberete podudaraju s nazivima polja spajanja, što će također smanjiti vjerovatnoću da će doći do grešaka.
- Pravilno formatirajte numeričke podatke: Uvjerite se da su stvari poput brojeva ulica i poštanskih brojeva pravilno formatirane na način na koji bi se trebali pojaviti kada se objedinjavanje pošte završi. Neispravno formatiranje brojeva može uzrokovati greške u spajanju.
Kako odrediti listu primalaca spajanja pošte
Evo kako da povežete pripremljeni Excel radni list koji sadrži vašu mailing listu sa vašim Word dokumentom:
-
U Wordu otvorite dokument koji ćete koristiti kao predložak za spajanje pošte. To može biti novi ili postojeći dokument. Odaberite Mailings > Započni spajanje pošte.
Image -
Odaberite vrstu spajanja koju želite pokrenuti. Vaše opcije su
- Pisma
- E-poruke
- Koverte
- Pisma
- direktorij
Ako želite, možete koristiti i čarobnjak za spajanje pošte da kreirate svoje spajanje pošte. Za ovaj primjer, proći ćemo kroz korake za ručno kreiranje spajanja pošte.
-
Zatim idite na karticu Mailings i odaberite Select Recipients > Koristite postojeću listu.
Image - Idite do i odaberite Excel datoteku koju ste pripremili za spajanje pošte, zatim odaberite Otvori.
-
Ako Word zatraži, odaberite Sheet1$ > OK.
Ako vaš Excel ima zaglavlja kolona, potvrdite okvir Prvi red podataka sadrži zaglavlja kolona.
Kreirajte ili uredite dokument spajanja pošte
Sa vašom Excel tabelom povezanom sa dokumentom za spajanje pošte koji kreirate u Wordu, vrijeme je da uredite svoj Word dokument.
U ovom trenutku ne možete mijenjati svoj izvor podataka u Excel-u. Da izvršite promjene u podacima, zatvorite dokument u Wordu prije otvaranja izvora podataka u Excelu.
Umetnite spojena polja u svoj dokument
U Wordu izaberite Mailings > Insert Merge Field da biste izvukli informacije iz tabele u dokument. Odaberite polje koje želite dodati (ime, prezime, grad, država ili drugo), zatim odaberite Insert.
Pogledajte dokumente spajanja pošte
Word ne prenosi formatiranje iz izvora podataka prilikom umetanja spojnih polja u dokument. Ako želite da primenite formatiranje kao što je kurziv, podebljano ili podvučeno, uradite to u Wordu.
Kada pregledavate dokument sa poljima, izaberite dvostruke strelice sa obe strane polja gde želite da primenite formatiranje. Kada pregledate spojene podatke u dokumentu, označite tekst koji želite promijeniti.
Sve promjene formatiranja se prenose kroz sve spojene dokumente, ne samo u dokument spajanja u kojem ste ga promijenili.
Pregledajte spojene dokumente
Da pregledate spojene dokumente, idite na Mailings > Preview Results. Ovo dugme radi kao prekidač, tako da ako se želite vratiti na pregled samo polja, a ne i podataka koje sadrže, pritisnite ga ponovo.
Krežite kroz spojene dokumente koristeći dugmad na kartici Poštanske poruke. Oni su, s lijeva na desno: Prvi zapis, Prethodni zapis, Idi na zapis,Sljedeći zapis , i Posljednji zapis.
Pre nego što spojite dokumente, pregledajte ih sve, ili onoliko koliko možete, da proverite da li je sve spojeno ispravno. Obratite posebnu pažnju na interpunkciju i razmake oko spojenih podataka.
Završite dokument spajanja pošte
Kada ste spremni za spajanje dokumenata, imate dva izbora:
- Print Documents: Spojite dokumente na štampač. Ako odaberete ovu opciju, dokumenti se šalju na štampač bez ikakvih izmjena. Da biste to uradili, izaberite Mailings> Završi i spajanje > Štampaj dokumente.
- Uređivanje pojedinačnih dokumenata: Ako trebate personalizirati neke ili sve dokumente (alternativa je da dodate polje za napomene u izvor podataka za personalizirane bilješke) ili napravite druge promjene prije štampanja, uredite svaki pojedinačni dokument. Da biste to uradili, izaberite Mailings > Završi i spajanje > Uredi pojedinačne dokumente
Koji god metod da odaberete, prikazuje vam se dijaloški okvir u kojem možete reći Wordu da spoji sve zapise, trenutni zapis ili raspon zapisa. Odaberite zapise koje želite odštampati, a zatim odaberite OK.
Ako želite spojiti raspon, unesite početni broj i konačni broj za zapise koje želite uključiti u spajanje, zatim odaberite OK.
