Key Takeaways
- Radnici često obavljaju više zadataka na sastancima, a šansa za to raste kako se sastanak odugovlači.
- Nije svaki multitasking loš, međutim, i "pozitivan multitasking" može poboljšati produktivnost.
- Platforme za udaljeni rad bi mogle dodati nove funkcije koje podstiču radnike na zadatke relevantne za sastanak.
Ako radite na daljinu, postoji velika šansa da ste radili više zadataka tokom sastanka u protekloj sedmici - i jedva da ste sami.
Novi rad koji je objavio Microsoft postavlja brojeve na problem. Dok je multitasking bio rijedak na kratkim, malim sastancima, porastao je na gotovo univerzalni nivo na sastancima koji su se otegli više od sat vremena. Međutim, nisu sve loše vijesti: članak, koji se fokusirao na korištenje Microsoftovih timova, sugerira nekoliko načina na koje bi radnici mogli poboljšati svoj fokus.
"FocusAssist za Windows je već isporučen i mogao bi biti od velike pomoći", rekla je dr. Mary Czerwinski, partner istraživač i menadžer istraživanja u Microsoftu, putem e-pošte. "Zakazivanje vremena fokusa putem Cortane je još jedna dostupna opcija u Outlooku."
Šta treba raditi udaljeni radnik?
Multitasking na sastancima se često smatra nepristojnim ili kontraproduktivnim, a novine su otkrile da se to ponekad pokazalo tačnim. Međutim, istraživači raspravljaju o složenijoj stvari. Nije svaki multitasking negativan, a alati se mogu koristiti za usmjeravanje udaljenih radnika ka pozitivnim rezultatima.
Učesnici su detaljno opisali prednosti pozitivnog multitaskinga u anonimnom dnevniku. "Bio sam manje frustriran sastancima koji mi nisu bili od velike koristi", rekao je jedan.
Drugi su rekli da cijene izbor da posvete veliku pažnju kada je to potrebno, a zatim se fokusiraju na drugo mjesto kada nije. Učesnici su rekli da im je multitasking pomogao da pronađu informacije, poput povezanih fajlova ili razmjena e-pošte, relevantnih za sastanak.
… 80-minutni maraton koji izaziva jecanje ima više od šest puta veću vjerovatnoću da podstakne multitasking.
Dr. Czerwinski je rekao da udaljeni radnici koji koriste Microsoft Teams ili Windows mogu se obratiti Focus Assist-u i Focus Time kako bi uklonili smetnje koje nisu relevantne za sastanak i izdvojile vrijeme za fokusiranje na određene zadatke. List favorizira bilo koji alat koji gura vanjske zahtjeve za pažnju radnika dok su na sastanku.
Nove, bolje karakteristike na platformama za udaljeni rad mogle bi ići još dalje kako bi podstakle pozitivno obavljanje više zadataka. U radu se predlaže „režim fokusa“specifičan za sastanak kako bi se pomogao radnicima da obavljaju više zadataka na načine relevantne za sastanak, poput otvaranja e-pošte ili datoteka u interfejsu sastanka umjesto drugog prozora ili programa. Ovo bi podstaklo pozitivno obavljanje više zadataka uz istovremeno eliminisanje smetnji koje se nalaze u drugim programima.
Istraživači također predlažu poboljšane alate dnevnog reda koji omogućavaju radnicima da ranije napuste sastanke ili da se pridruže usred sastanka ako su samo dijelovi sastanka relevantni. Ovo bi moglo da se bori protiv najvećeg neprijatelja svakog raspona pažnje: dugih, dosadnih sastanaka.
Udaljeni radnici koriste duge sastanke
Multitasking nije bio posebno uobičajen kada su svi sastanci bili agregirani: oko 30% sastanaka uključivalo je višezadaćnost putem e-pošte, a otprilike 24% je vidjelo više zadataka u fajlovima.
Ali to se promijenilo s trajanjem. Nije iznenađujuće da su sastanci kraći od 20 minuta pokazali nekoliko slučajeva multitaskinga, ali su se ubrzali šokantnom brzinom kao droga za sastanke.
Sastanak u trajanju od 20 do 40 minuta imao je skoro dvostruko veću vjerovatnoću da će učesnike poslati da se bore za drugim poslom, a 80-minutni maraton koji je izazivao jecanje imao je preko šest puta veću vjerovatnoću da će radnici biti ometeni.
Veličina sastanka - kao što je broj ljudi koji su prisustvovali - takođe je bila ključna. Sastanci jedan na jedan podsticali su najmanje obavljanje više zadataka, a treća osoba jedva da je promijenila rezultat. Ali upuštanje u druge zadatke postalo je vjerovatno jer se više lica pojavilo u video pozivu. Multitasking je bio dvostruko vjerovatniji na sastanku s 10 ili više ljudi.
Jedan učesnik je detaljno naveo relevantnu motivaciju. „Na velikim sastancima, kao što su gradske vijećnice, obično zastanem i zapravo slušam kada se govori nešto zanimljivo“, rekao je učesnik. "Ostalo vrijeme, izgleda da se uopće ne fokusiram na posao."
Podaci su uključivali još jedan slabiji, ali iznenađujući rezultat: zakazani sastanci su loša vijest. Planirani sastanak je otprilike jedan i po puta vjerojatnije podstakao multitasking nego ad-hoc sastanak. Od zakazanih sastanaka, sastanci koji se ponavljaju bili su najplodnija osnova za ometanje.
"Kako su sastanci na daljinu zakazani i strukturirani značajno je povezano s tim kada i u kojoj mjeri ljudi podijele svoju pažnju", zaključuje list. Dakle, prije nego što pritisnete pošalji pozivnicu za sastanak od sat vremena, razmislite o tome - osim ako ne želite da kolegama date vremena da obrišu svoju pristiglu poštu.
