Gubitak važnih dokumenata za koje ste potrošili toliko vremena na kreiranje je frustrirajući, posebno ako ste poput većine korisnika, koji kreiraju dokumente direktno na računaru i nemaju prednost rukopisne kopije.
Evo šest načina da zaštitite svoje dokumente obrađene u tekstu.
Nikada ne pohranjujte svoje dokumente na OS Drive
Dok većina procesora za obradu teksta čuva vaše datoteke u folderu Moji dokumenti, ovo je najgore mjesto za njih. Bilo da se radi o virusu ili kvaru softvera, većina računarskih problema utiče na operativni sistem, a često je jedino rešenje da se ponovo formatira disk i ponovo instalira operativni sistem. U takvom slučaju, sve na disku će biti izgubljeno.
Instaliranje drugog tvrdog diska na vašem računaru je relativno jeftin način rješavanja ovog problema. Drugi interni čvrsti disk neće biti pogođen ako je operativni sistem oštećen, a može se čak i instalirati na drugi računar ako treba da kupite novi.
Ako ste skeptični oko instaliranja drugog internog diska, eksterni čvrsti disk je odlična opcija. Eksterni disk se može priključiti na bilo koji računar u bilo kom trenutku tako što ćete ga priključiti na USB ili FireWire port. Mnogi eksterni diskovi takođe imaju dodatnu prednost jedno-dodirnog ili planiranog pravljenja rezervnih kopija; vi specificirate foldere i raspored, a softver se brine za ostalo.
Donja linija
Skladištenje vaših fajlova na lokaciji različitoj od vašeg operativnog sistema nije dovoljno; potrebno je da pravite redovne rezervne kopije vaših fajlova. Povećajte svoje izglede da budete u mogućnosti da preuzmete datoteku tako što ćete napraviti drugu sigurnosnu kopiju. Ako su podaci važni, razmislite o spremanju sigurnosne kopije u vatrostalni trezor.
Čuvajte se priloga e-pošte
Čak i ako ste sigurni da ne sadrže viruse, prilozi e-pošte mogu uzrokovati da izgubite podatke. Na primjer, ako primite dokument s istim imenom kao onaj na vašem disku, a vaš softver e-pošte je podešen da sprema priloge na istoj lokaciji, rizikujete da prepišete datoteku koja je već tamo. Ovo se često dešava kada sarađujete na dokumentu, a kolege šalju ažuriranja putem e-pošte.
Podesite svoj program za e-poštu da sprema priloge na jedinstvenu lokaciju, ili, osim toga, razmislite dvaput prije nego što spremite prilog e-pošte na vaš tvrdi disk.
Čuvajte se korisničke greške
Iskoristite zaštitne mjere uključene u vaš program za obradu teksta, kao što su funkcije upravljanja verzijama i praćene promjene. Uobičajeni način na koji korisnici gube podatke je kada uređuju dokument i slučajno brišu dijelove. Nakon što se dokument sačuva, dijelovi koji su promijenjeni ili izbrisani se gube osim ako niste omogućili funkcije koje pohranjuju promjene umjesto vas.
Ako se ne želite baviti naprednim funkcijama, koristite tipku F12 prije nego počnete raditi na spremanju datoteke pod drugim imenom. Nije tako organiziran kao neke druge metode, ali je korisna metoda.
Idi u oblak
Skladištenje datoteka i njihovih rezervnih kopija u oblaku postaje sve češće. Skladištenje u oblaku nudi mnoge prednosti, kao što su izdašno dodijeljeni prostor, jednostavnost korištenja, pristup s bilo kojeg mjesta i bilo kojeg uređaja koji koristite, te pouzdanost.
Usluge za skladištenje u oblaku prave rezervne kopije svojih servera, tako da postoji dvostruki sloj zaštite za fajlove koji se čuvaju na ovaj način. Iz ovih razloga, pohrana u oblaku je sve više najbolja opcija za većinu ljudi.
Postoji nekoliko mainstream besplatnih opcija:
- Google Drive nudi 15 GB sa svakim Google računom.
- Korisnici Mac-a dobijaju 5 GB uz iCloud, koji je ugrađen u svaki Apple uređaj.
- Microsoft obezbeđuje 5 GB prostora uz OneDrive, koji dolazi sa Microsoft 365 i Xbox nalozima.
Ako vam je potrebno više prostora za skladištenje, gore navedene usluge nude plaćene opcije, kao i druge kompanije za skladištenje u oblaku.
Sačuvajte štampane kopije vaših dokumenata
To vas neće spriječiti da ponovo kucate i formatirate svoj dokument, ali zadržavanje štampane kopije važnog dokumenta će barem osigurati da imate sadržaj datoteke, a to je bolje nego da nemate ništa.
