Excel nema mogućnosti upravljanja podacima programa za relacione baze podataka kao što su SQL Server i Microsoft Access. Ono što može, međutim, poslužiti kao jednostavna baza podataka koja ispunjava zahtjeve za upravljanje podacima.
U Excel-u su podaci organizovani pomoću redova i kolona na radnom listu. Funkcija tabele olakšava unos, uređivanje i manipulaciju podacima.
Ova uputstva se odnose na verzije programa Excel 2019, 2016, 2013, 2010 i Excel za Microsoft 365.
Uslovi baze podataka: zapisi i polja
Baza podataka je zbirka povezanih informacija pohranjenih u jednom ili više kompjuterskih datoteka. Često su podaci organizirani u tabele na takav način da se lako mogu ažurirati, sortirati, ispraviti i filtrirati.
Jednostavna baza podataka, kao što je Excel, sadrži sve informacije o jednom predmetu u jednoj tabeli. Relacijske baze podataka, s druge strane, sastoje se od mnogo tabela od kojih svaka sadrži informacije o različitim, ali srodnim temama.
Rekordi
U terminologiji baze podataka, record sadrži sve informacije ili podatke o jednom specifičnom objektu u bazi podataka. U Excelu svaka ćelija na radnom listu sadrži jednu stavku informacija ili vrijednosti.
Polja
Svaka stavka informacija u zapisu baze podataka, kao što je telefonski broj ili broj ulice, naziva se polje. U Excelu, pojedinačne ćelije radnog lista služe kao polja, jer svaka ćelija može sadržavati samo jedan dio informacija o objektu.
Nazivi polja
Od vitalnog je značaja organizirati bazu podataka tako da možete sortirati ili filtrirati podatke kako biste pronašli određene informacije. Dodavanje naslova kolona, poznatih kao imena polja, olakšava unos podataka istim redoslijedom za svaki zapis.
Uzorak baze podataka
Na gornjoj slici, svaki učenik ima poseban red u tabeli koji sadrži sve dostupne informacije o njima.
Svaka ćelija u redu je polje koje sadrži jednu informaciju. Nazivi polja u redu zaglavlja pomažu da se osigura da podaci ostanu organizirani tako što se svi podaci o određenoj temi, kao što su ime ili dob, drže u istoj koloni za sve učenike.
Excel-ovi alati za upravljanje podacima
Pored toga, Microsoft ima nekoliko alata za podatke koji olakšavaju rad sa ogromnim količinama podataka pohranjenih u Excel tabelama i pomažu da se održe u dobrom stanju.
Korišćenje obrasca za evidenciju
Jedan od tih alata je obrazac za podatke. Možete ga koristiti za pronalaženje, uređivanje, unos ili brisanje zapisa, u tabelama koje sadrže do 32 polja ili kolone.
Podrazumevani obrazac uključuje listu naziva polja po redosledu kojim su raspoređeni u tabeli, kako bi se osiguralo da korisnici ispravno unose zapise. Pored naziva svakog polja nalazi se tekstualni okvir za unos ili uređivanje pojedinačnih polja podataka.
Iako je moguće kreirati prilagođene obrasce, kreiranje i korištenje zadanog obrasca često je sve što je potrebno.
Ukloni duplirane zapise podataka
Uobičajeni problem sa svim bazama podataka su greške u podacima. Pored jednostavnih pravopisnih grešaka ili nedostajućih polja podataka, dupli zapisi podataka mogu biti problem jer tabela podataka raste u veličini.
Još jedan od Excelovih alata za podatke može se koristiti za uklanjanje ovih duplikata - bilo tačnih ili djelomičnih duplikata.
Sortiranje podataka u Excel-u
Sortiranje znači reorganizaciju podataka prema određenom svojstvu, kao što je sortiranje tabele po abecednom redu prezimena ili hronološki od najstarijeg do najmlađeg.
Opcije sortiranja u Excel-u uključuju sortiranje po jednom ili više polja, prilagođeno sortiranje, kao što je datum ili vrijeme, i sortiranje po redovima što omogućava promjenu redoslijeda polja u tabeli.
