Šta treba znati
- Pre digitalizacije vaših fajlova, kreirajte foldere i podfoldere da organizujete fajlove.
- Uverite se da skener ili štampač podržava softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR) i da imate instaliran softver za OCR.
- Proces se razlikuje u zavisnosti od toga da li želite da skenirate dokument na Mac-u ili da skenirate dokument na Windows-u.
Digitalizacija papirnih dokumenata može pomoći pri organiziranju vaše važne papirologije. Digitalne datoteke, uključujući PDF-ove, mogu se pretvoriti u datoteke koje se mogu pretraživati pomoću softvera za optičko prepoznavanje znakova (OCR) koji obično dolazi s pisačem. To znači da vaše informacije ne zauzimaju prostor i da ih je lakše pronaći. Takođe, možete da sačuvate svoje digitalne datoteke na CD ili DVD, na fleš disk, u onlajn skladište. Evo kako organizirati svoje skenirane dokumente.
Kako koristiti skener da se organizujete
Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti da organizirate svoj posao ili dom pomoću skenera. Za ovo će vam trebati skener dokumenata. Ne mora biti skupo ili otmjeno. Ako ga nemate, počnite s ovim recenzijama foto skenera i skenera dokumenata za najbolju kupovinu.
Ako ne želite poseban skener, jeftin sve-u-jednom štampač će obaviti posao.
-
Prođite kroz papirologiju i odlučite šta možete digitalizirati, a šta bezbedno baciti.
Ovo će vjerovatno potrajati. Radite u malim koracima ako je potrebno.
-
Pre nego što digitalizujete svoje fajlove, kreirajte foldere i podfoldere za čuvanje fajlova. Razmislite o kategorijama koje su vam potrebne i postavite folder za svaku. Stavite račune kreditne kartice u jedan folder, papire o osiguranju automobila u drugi. Telefonski računi, računi za namirnice, računi za kućnu popravku i tako dalje mogu se staviti u zasebne fascikle. Unutar svakog foldera kreirajte podfoldere za svaku godinu (ili mjesec). Lakše je započeti s organiziranim sistemom i dodati novu papirologiju u pravu datoteku nego preurediti sistem svaki put kada se skenira nova priznanica.
Da kreirate novu fasciklu u Windows-u, kliknite desnim tasterom miša na radnu površinu i izaberite Novo > Folder Ponovite ovaj korak dok ste unutar novog folder za kreiranje podfoldera. Da kreirate novu fasciklu na Macu, izaberite File > Nova fascikla, ili pritisnite Shift+ Command +N
-
Uverite se da je skener ili štampač isporučen sa softverom za optičko prepoznavanje znakova (OCR). Ovo vam omogućava skeniranje dokumenata u PDF format i uređivanje datoteka. Postoji velika šansa da je pristojan OCR softver instaliran na vašem Windows računaru.
Ako OCR softver nije instaliran na vašem računaru, ABBYY FineReader i Adobe Acrobat Pro DC su popularni izbori.
-
Vrijeme je da skenirate svoje dokumente. Kako ćete to učiniti ovisi o vrsti skenera i softvera koji koristite.
Lifewire ima vodiče za skeniranje dokumenata na Windows i Mac.
-
Kada završite sa digitalizacijom dokumenata, vodite računa o fizičkoj papirologiji. Pobrinite se da automatski skenirate dokumente svaki put kada dobijete nove račune ili papirologiju. U suprotnom, papiri će se ponovo početi gomilati.
