Osnovni vodič za Microsoft Excel za početnike

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 06:41

Excel je program za elektronske tabele koji se koristi za skladištenje, organizovanje i manipulaciju podacima. Podaci se pohranjuju u pojedinačne ćelije koje su obično organizirane u niz kolona i redova na radnom listu; ova kolekcija kolona i redova se naziva tabela.

Programi za tabelarne proračune također mogu izvršiti proračune na podacima koristeći formule. Kako bi olakšao pronalaženje i čitanje informacija na radnom listu, Excel ima brojne funkcije oblikovanja koje se mogu primijeniti na pojedinačne ćelije, redove, stupce i cijele tablice podataka.

Pošto svaki radni list u novijim verzijama Excel-a sadrži milijarde ćelija po radnom listu, svaka ćelija ima adresu poznatu kao referenca ćelije tako da se može referencirati u formulama, grafikonima i drugim funkcijama programa.

Teme uključene u ovaj vodič su:

• Unos podataka u tabelu
• Proširivanje pojedinačnih kolona radnog lista
• Dodavanje trenutnog datuma i imenovanog raspona na radni list
• Dodavanje formule za odbitak
• Dodavanje formule neto plate
• Kopiranje formula pomoću ručke za popunjavanje
• Dodavanje formatiranja broja podacima
• Dodavanje formatiranja ćelije

Unos podataka u vaš radni list

Unos podataka u ćelije radnog lista je uvijek proces u tri koraka; ovi koraci su sljedeći:

1. Kliknite na ćeliju gdje želite da podaci idu.
2. Upišite podatke u ćeliju.
3. Pritisnite tipku Enter na tastaturi ili kliknite na drugu ćeliju mišem.

Kao što je spomenuto, svaka ćelija na radnom listu je identificirana adresom ili referencom ćelije, koja se sastoji od slova kolone i broja reda koji se sijeku na lokaciji ćelije. Kada pišete referencu na ćeliju, slovo kolone se uvijek piše prvo nakon čega slijedi broj reda – kao što je A5, C3 ili D9

Kada unosite podatke za ovaj vodič, važno je unijeti podatke u ispravne ćelije radnog lista. Formule unesene u narednim koracima koriste reference ćelija sada unesenih podataka.

Da biste pratili ovaj vodič, koristite reference ćelija podataka prikazanih na slici iznad da unesete sve podatke u prazan Excel radni list.

Proširivanje kolona u Excel-u

Podrazumevano, širina ćelije dozvoljava da se prikaže samo osam karaktera bilo kog unosa podataka pre nego što se ti podaci preliju u sledeću ćeliju sa desne strane. Ako su ćelija ili ćelije sa desne strane prazne, uneseni podaci se prikazuju na radnom listu, kao što se vidi sa naslovom radnog lista Izračuni odbitaka za zaposlene uneseni u ćelija A1

Ako ćelija sa desne strane sadrži podatke, sadržaj prve ćelije se skraćuje na prvih osam znakova. Nekoliko ćelija podataka unesenih u prethodnom koraku, kao što je oznaka Stopa odbitka: uneseno u ćeliju B3 i Thompson A. uneseno u ćeliju A8 su skraćene jer ćelije sa desne strane sadrže podatke.

Da biste ispravili ovaj problem tako da podaci budu potpuno vidljivi, kolone koje sadrže te podatke moraju biti proširene. Kao i kod svih Microsoftovih programa, postoji više načina za proširenje kolona. Koraci ispod pokrivaju kako proširiti stupce pomoću miša.

Proširivanje pojedinačnih kolona radnog lista

1. Postavite pokazivač miša na liniju između kolona A i B u zaglavlju kolone.
2. Pokazivač će se promijeniti u dvosmjernu strelicu.
3. Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite dvosmjernu strelicu udesno da proširite kolona A do cijelog unosa Thompson A. je vidljiv.
4. Proširite druge kolone da prikažete podatke po potrebi.

Širine kolona i naslovi radnih listova

Pošto je naslov radnog lista toliko dugačak u poređenju sa drugim oznakama u koloni A, ako je ta kolona proširena da prikaže ceo naslov u ćelija A1, radni list ne samo da bi izgledao čudno, već bi otežao korištenje radnog lista zbog praznina između oznaka na lijevoj strani i ostalih stupaca podataka.

Pošto nema drugih unosa u red 1, nije pogrešno samo ostaviti naslov kakav jeste – prelivanje u ćelije s desne strane. Alternativno, Excel ima funkciju koja se zove spajanje i centriranje koja će se koristiti u kasnijem koraku za brzo centriranje naslova preko tabele podataka.

Dodavanje datuma i imenovanog raspona

Normalno je dodati datum u proračunsku tabelu - prilično često da se naznači kada je tabela zadnji put ažurirana. Excel ima brojne funkcije za datum koje olakšavaju unos datuma u radni list. Funkcije su samo ugrađene formule u Excelu koje olakšavaju dovršavanje uobičajenih zadataka – kao što je dodavanje datuma na radni list.

TODAY funkcija je laka za korištenje jer nema argumente – što su podaci koji se moraju dostaviti funkciji da bi funkcionirala. Funkcija TODAY je također jedna od Excelovih promjenjivih funkcija, što znači da se ažurira svaki put kada se ponovo izračuna – što je obično kada se radni list otvori..

Dodavanje datuma sa funkcijom DANAS

Koraci ispod će dodati funkciju TODAY ćeliji C2 radnog lista.

1. Kliknite na ćelija C2 da postane aktivna ćelija.
2. Kliknite na karticu Formule ribbon.
3. Kliknite na opciju Datum i vrijeme opciju na ribbon da otvorite listu funkcija datuma.
4. Kliknite na funkciju Danas da biste otvorili Formula Builder.
5. Kliknite Gotovo u okviru za ulazak u funkciju i povratak na radni list.
6. Trenutni datum treba dodati u ćeliju C2.

Vidjetisimbole umjesto datuma

Ako se red hashtag simbola pojavi u ćeliji C2 umjesto datuma nakon dodavanja funkcije TODAY u tu ćeliju, to je jer ćelija nije dovoljno široka da prikaže formatirane podatke.

Kao što je već spomenuto, neformatirani brojevi ili tekstualni podaci se prelijevaju u prazne ćelije s desne strane ako su preširoke za ćeliju. Podaci koji su formatirani kao određeni tip broja – kao što su valuta, datumi ili vrijeme, međutim, ne prelaze na sljedeću ćeliju ako su širi od ćelije u kojoj se nalaze. Umjesto toga, prikazuju grešku.

Da ispravite problem, proširite kolona C koristeći metodu opisanu u prethodnom koraku uputstva.

Dodavanje imenovanog raspona

A imenovani opseg kreira se kada se jednoj ili više ćelija daju nazivi kako bi se raspon lakše identifikovao. Imenovani rasponi se mogu koristiti kao zamjena za referencu ćelije kada se koriste u funkcijama, formulama i grafikonima. Najlakši način za kreiranje imenovanih raspona je korištenje name box koji se nalazi u gornjem lijevom uglu radnog lista iznad brojeva redova.

U ovom tutorijalu, naziv rate će biti dat ćeliji C6 da bi se identifikovala stopa odbitka koja se primenjuje na plate zaposlenih. Imenovani raspon će se koristiti u formuli za odbitak koja će biti dodata ćelijama C6 do C9 od radni list.

1. Izaberite ćeliju C6 na radnom listu.
2. Ukucajte rate u polje za ime i pritisnite tipku Enter na tastaturi
3. Cell C6 sada ima naziv rate.

Ovo ime će se koristiti za pojednostavljenje kreiranja formula za odbitak u sljedećem koraku vodiča.

Unošenje formule za odbitak zaposlenih

Excel formule vam omogućavaju da izvršite kalkulacije na brojnim podacima unesenim u radni list. Excel formule se mogu koristiti za osnovnu analizu brojeva, kao što je sabiranje ili oduzimanje, kao i za složenije proračune, kao što je pronalaženje studentovog prosjeka na rezultatima testa i izračunavanje plaćanja hipoteke.

• Formule u Excelu uvijek počinju znakom jednakosti (=).
• Znak jednakosti se uvijek upisuje u ćeliju u kojoj želite da se pojavi odgovor.
• Formula se završava pritiskom na tipku Enter na tastaturi.

Korišćenje referenci ćelija u formulama

Uobičajeni način kreiranja formula u Excel-u uključuje unošenje podataka formule u ćelije radnog lista, a zatim korištenje referenci ćelija za podatke u formuli, umjesto samih podataka.

Glavna prednost ovog pristupa je da ako kasnije bude potrebno promijeniti podatke, jednostavno je zamijeniti podatke u ćelijama umjesto ponovnog pisanja formule. Rezultati formule će se automatski ažurirati kada se podaci promijene.

Upotreba imenovanih raspona u formulama

Alternativa referencama na ćelije je korištenje imenovanih raspona – kao što je imenovani raspon rate kreiran u prethodnom koraku.

U formuli, imenovani raspon funkcioniše isto kao i referenca ćelije, ali se obično koristi za vrijednosti koje se koriste više puta u različitim formulama – kao što je stopa odbitka za penzije ili zdravstvene beneficije, porez stopa, ili naučna konstanta – dok su reference ćelija praktičnije u formulama koje se odnose na određene podatke samo jednom.

Unošenje formule za odbitak zaposlenih

Prva formula kreirana u ćeliji C6 će pomnožiti bruto platu zaposlenog B. Smith sa stopom odbitka u ćelija C3.

Gotova formula u ćeliji C6 će biti:

=B6stopa
Korišćenje pokazivanja za unos formule
Iako je moguće samo upisati gornju formulu u ćeliju C6 i prikazati tačan odgovor, bolje je koristiti pokazivač za dodavanje referenci ćelija formulama kako bi se minimizirala mogućnost grešaka stvorenih upisivanjem pogrešna referenca ćelije.
Pokazivanje uključuje klik na ćeliju koja sadrži podatke sa pokazivačem miša da dodate referencu ćelije ili imenovani raspon u formulu.

Kliknite na ćelija C6 da postane aktivna ćelija.
Upišite znak jednakosti (=) u ćeliju C6 da započnete formulu.
Kliknite na ćeliju B6 sa pokazivačem miša da dodate tu referencu ćelije u formulu nakon znaka jednakosti.
Upišite simbol množenja () u ćeliju C6 nakon reference ćelije.
Kliknite na ćeliju C3 sa pokazivačem miša da dodate imenovani raspon rate u formulu.
Pritisnite tipku Enter na tastaturi da dovršite formulu.
Odgovor 2747.34 bi trebao biti prisutan u ćeliji C6.
Iako je odgovor na formulu prikazan u ćelija C6, klik na tu ćeliju će prikazati formulu, =B6stopa, u traci formule iznad radnog lista


Ulazak u formulu neto plate





Ova formula je kreirana u ćelija D6 i izračunava neto platu zaposlenog oduzimanjem iznosa odbitka izračunatog u prvoj formuli od bruto plate. Gotova formula u ćeliji D6 će biti:
=B6 - C6

Kliknite na ćelija D6 da postane aktivna ćelija.
Upišite znak jednakosti (=) u ćeliju D6.
Kliknite na ćeliju B6 sa pokazivačem miša da dodate tu referencu ćelije u formulu nakon znaka jednakosti.
Upišite znak minus (-) u ćeliju D6 nakon reference ćelije.
Kliknite na ćeliju C6 sa pokazivačem miša na tu referencu ćelije u formuli.
Pritisnite tipku Enter na tastaturi da dovršite formulu.
Odgovor 43, 041.66 bi trebao biti prisutan u ćeliji D6.

Relativne reference ćelija i kopiranje formula
Do sada su formule Odbici i Neto plata dodane samo u jednu ćeliju na radnom listu – C6 i D6 respektivno. Kao rezultat toga, radni list je trenutno kompletan za samo jednog zaposlenog - B. Smith.
Umesto da prolazi kroz dugotrajan zadatak ponovnog kreiranja svake formule za druge zaposlene, Excel dozvoljava, u određenim okolnostima, da se formule kopiraju u druge ćelije. Ove okolnosti najčešće uključuju upotrebu specifične vrste reference ćelije – poznate kao relativne reference ćelije – u formulama.
Reference ćelije koje su unete u formule u prethodnim koracima bile su relativne reference ćelije, i one su podrazumevani tip reference ćelije u Excelu, kako bi kopiranje formula bilo što jednostavnije.
Sljedeći korak u vodiču koristi Fill Handle za kopiranje dvije formule u redove ispod kako bi se kompletirala tabela podataka za sve zaposlene.

Kopiranje formula pomoću ručke za popunjavanje





ručica za popunjavanje je mala crna tačka ili kvadrat u donjem desnom uglu aktivne ćelije. Ručica za popunjavanje ima brojne namjene uključujući kopiranje sadržaja ćelije u susjedne ćelije. popunjavanje ćelija nizom brojeva ili tekstualnih oznaka i kopiranje formula.
U ovom koraku uputstva, ručica za popunjavanje će se koristiti za kopiranje i Odbitak i Neto Plata formule od ćelije C6 i D6 do ćelije C9 iD9.
Kopiranje formula pomoću ručke za popunjavanje

Označite ćelije B6 i C6 u radnom listu.
Postavite pokazivač miša preko crnog kvadrata u donjem desnom uglu ćelije D6 – pokazivač će se promijeniti u znak plus (+).
Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite ručicu za popunjavanje dolje do ćelija C9.
Otpustite tipku miša – ćelije C7 do C9 treba sadržavati rezultate Odbitakformula i ćelije D7 do D9 formula Neto plata.


Primjena formatiranja brojeva u Excel-u





Formatiranje brojeva se odnosi na dodavanje simbola valute, decimalnih markera, znakova postotaka i drugih simbola koji pomažu da se identifikuje vrsta podataka prisutnih u ćeliji i da se olakša čitanje.
Dodavanje simbola procenta

Odaberite ćelija C3 da biste je istakli.
Kliknite na karticu Početna ribbon.
Kliknite na opciju General da otvorite padajući meni Format broja.
U meniju kliknite na opciju Percentage da promijenite format vrijednosti u ćeliji C3 sa 0,06 na 6%.

Dodavanje simbola valute

Odaberite ćelije D6 do D9 da ih istaknete.
Na kartici Početna ribbon, kliknite na General opciju da otvorite padajući meni Format broja.
Kliknite na Valuta u meniju da promijenite formatiranje vrijednosti u ćelije D6 u D9u valutu s dvije decimale.


Primjena formatiranja ćelije u Excel-u





Formatiranje ćelije odnosi se na opcije oblikovanja – kao što je primjena podebljanog oblikovanja na tekst ili brojeve, promjena poravnanja podataka, dodavanje ivica ćelijama ili korištenje funkcije spajanja i centra za promjenu izgleda podataka u ćeliji.
U ovom tutorijalu, gore spomenuti formati ćelija će biti primijenjeni na određene ćelije na radnom listu, tako da će odgovarati gotovom radnom listu.
Dodavanje podebljanog oblikovanja

Odaberite ćelija A1 da biste je istakli.
Kliknite na karticu Home ribbon.
Kliknite na opciju formatiranja Podebljano kao što je navedeno na gornjoj slici da biste podebljali podatke u ćelija A1.
Ponovite gornji niz koraka da biste podebljali podatke u ćelije A5 do D5.

Promjena poravnanja podataka
Ovaj korak će promijeniti zadano lijevo poravnanje nekoliko ćelija u centralno poravnanje.

Odaberite ćelija C3 da biste je istakli.
Kliknite na karticu Početna ribbon.
Kliknite na Center opciju poravnanja kao što je navedeno na gornjoj slici da centrirate podatke u ćeliju C3.
Ponovite gornji niz koraka za centriranje podataka u ćelije A5 do D5.

Spajanje i centriranje ćelija
Opcija Merge and Center kombinuje broj odabranih u jednu ćeliju i centrira unos podataka u krajnjoj lijevoj ćeliji preko nove spojene ćelije. Ovaj korak će spojiti i centrirati naslov radnog lista - Izračuni odbitaka za zaposlene.

Odaberite ćelije A1 do D1 da ih istaknete.
Kliknite na karticu Početna vrpce.
Kliknite na opciju Merge & Center kao što je navedeno na gornjoj slici da spojite ćelije A1 u D1i centrirati naslov preko ovih ćelija.

Dodavanje donjih granica ćelijama
Ovaj korak će dodati donje granice ćelijama koje sadrže podatke u redovima 1, 5 i 9

Odaberite spojenu ćeliju A1 u D1 da biste je istakli.
Kliknite na karticu Početna ribbon.
Kliknite na strelicu nadole pored opcije Border kao što je identifikovano na gornjoj slici da otvorite padajući meni za granice.
Kliknite na opciju Bottom Border u meniju da dodate ivicu na dno spojene ćelije.
Ponovite gornji niz koraka da dodate donju ivicu ćelije A5 D5 i ćelije A9 do D9.